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浅议现代图书馆业务统计工作

作者:来来来 整理:本网站论文网 录入时间:2011-12-13 23:54:39

浅议现代图书馆业务统计工作

 

梁光荣

(郧阳师范高等专科学校    湖北  丹江口    442700)

 

[摘要]网络环境下图书馆统计工作发生了一定变化,要分析其出现的新特点,做出相应的管理措施

[关键词]图书馆;网络环境;统计工作

 

统计工作是图书馆管理工作的重要组成部分,是图书馆各项工作情况的真实反映和记录,搞好图书馆统计工作,对详细了解图书馆工作情况、提高图书馆工作效率和改进图书馆工作具有不可忽视的作用。

一、现代图书馆业务统计工作的特点

 网络环境给图书馆带来的变化是全方位的,从管理理念到基础设施建设,从机构设置到人员配备,从文献资源类型到读者阅读需求,从服务内容到服务方式等,都发生了变化。

1.1  图书馆业务统计范围更加广泛。由于传统图书馆的业务工作大都局限于手工式操作,所能做的也多是借借还还的工作,因此其统计范围就相对狭窄。随着图书馆自动化建设的不断深入和数字图书馆的逐步实现,图书馆业务统计范围已从传统的文献采集、分类编目、典藏保管、参考咨询拓展到文献数据库建设、网页制作、文献下载、网上信息发布、网络数据传输等网络电子文献服务工作方面。

1.2  图书馆业务统计内容更加深入、细致。图书馆自动化管理系统的应用,使其统计数据更加精确、快速、省力。以ILAS管理系统中的馆藏子系统为例,其统计内容包括馆藏图书入藏确认统计、入藏更新统计、剔除登记统计、日常丢失统计、馆藏文献统计、文献利用统计、文献更新统计等。如在“馆藏文献统计”中,工作人员可从分类号、条码号、控制号、ISBN、责任者、主题等10个方面分别进行统计,统计范围还可限定为某一书库和多个书库,统计所用时间也只需数分钟或数秒钟,这是传统手工统计无法达到的。

1.3  图书馆业务统计要求更加规范。随着文献资源共建共享的逐步实现,图书馆业务统计工作的规范化问题已引起图书馆界的普遍重视。传统的图书馆统计意识薄弱、统计制度不完善、统计项目不系统、统计要求不明确、统计数据不精确、统计工作不及时等问题是影响图书馆业务统计质量和统计效果的主要因素,加之网络环境下一些传统的统计项目的消失和新的统计项目的诞生,因此,规范图书馆业务统计工作是确保统计数据权威性的关键。

  1.4  图书馆业务统计方式更加多样。图书馆管理和服务手段的多样性决定着统计方式的多样性。在统计方法上,有调查统计法,对比统计法,分类统计法等;在统计手段上,有网络管理系统统计法,传统人工统计法。采用何种方法、手段和形式进行图书馆业务统计,可根据统计资料的统计内容、统计作用而定。

  二、 图书馆业务统计工作的主要内容和要求

图书馆业务统计的内容是由图书馆工作的发展和读者需求的变化而决定的。根据不同类型图书馆的不同性质和任务,一般图书馆业务统计的内容和要求如下:

2.1  文献采访工作统计。文献采访是图书馆根据自身任务和服务方针,通过不同途径、手段和方式,有计划地选择、收集所需文献的过程。根据这一过程,文献采访统计的项目应包括:订购分类统汁、订购分配统计、订购未到统计、退订统计,采访财经统计和采访工作日志统计等。通过文献采访工作统计,不仅可以显示采访工作人员的工作情况,更重要的是能够清楚地表明历次文献采访的分配情况、文献经费使用情况、历年馆藏文献增加情况等。因此,在采访统计时,必须详细地注明采访时间、采访方式、文献类型、订购批号、订购数量、订购金额以及汇款金额、开户账号等,以便查询核对。

  2.2  文献验收工作统计。文献验收是对采访到馆的文献进行各种数据核对处理及财经结算的工作,其验收统计项目有:文献到馆情况统计、退还文献统计、验收分类统计等。文献验收工作还是一项检查文献采访质量、财经管理制度和书商信誉的重要工作,进行验收统计时,一定要表明每批书的册数、总金额、文献源、优惠率、册数误差、金额误差、书商对文献的加工情况(书目数据、文献标引、磁加工等)以及处理结果等,以便对下次的馆藏文献补充、资金分配和文献采购招标等工作提供依据。

  2.3  文献编目工作统计。文献编目是将收藏的各种无序的文献流初步转变成可供利用的有序集合的一项工作。编目统计的作用很多,一方面,通过编目统计,可以显示某一时段图书馆新进文献的数量、文献编目质量、编目工作进度。另一方面,还可通过编目统计,发现编目工作中存在的问题,提高编目效率,加快新文献与读者见面的时间。在联机编目的图书馆,文献编目统计的项目很多,如数据查重、数据接收、数据下载、数据审核、数据套录、数据原编、回溯建库等,其统计项目的多少,由各馆视具体情况而定。文献编目统计工作要求文献编目工作能够准确和多方面的提供统计途径,如题名、责任者、出版社、分类号、条码号、ISBN等。因为读者在联机检索文献的过程中,其实也是从某一检索点对馆藏文献的统计过程,如从关键词或主题词检索文献,就可统计出属该关键词或主题词的馆藏文献有多少。

  2.4  文献典藏工作统计。文献典藏又称藏书组织,是把入藏的文献按一定的要求进行合理的布局、排列、保护以及清点的工作。一个馆的文献财产是否清楚,文献管理是否有条不紊,主要取决于典藏文献统计工作是否到位,因为文献典藏统计工作的过程实际也是文献财产的管理过程。因此,文献典藏统计工作应准确反映不同时期所典藏的不同文献,做到文献财产账目清楚,以便管理和查找。一般情况下,文献典藏统计的内容有:馆藏各类型文献总数据(总括登记)、馆藏文献书目明细表(个别登记)、各书库因历次文献分配数据(包括图书、书刊、电子文献等)、剔除文献数据、损坏、丢失、赔偿文献数据等。

  2.5  文献流通工作统计。文献流通工作是图书馆最基本的读者服务工作,其工作内容主要有读者管理、借还书处理、流通查询、预约预借、馆际互借、催还处理、丢失处理等。通过对各项工作的统计,可以及时反映读者的阅读倾向,馆藏文献利用率和文献拒借率等,从而为采访工作制订和调整文献采访计划提供依据。文献流通工作的统计切忌数据模糊笼统,一般通过流通管理子系统就可准确地统计出各项数据。

  2.6  参考咨询工作统计。参考咨询是读者服务的核心工作,目前,网上参考咨询服务的方式多种多样,如E—mail及Web表单服务、FAQ服务(常见问题解答)、专题库与特色库服务、BBS(电子公告版)服务等,许多有条件的图书馆还开通了Rea1-time(交互式的网上实时在线咨询)服务,这些服务在方便读者的同时也拓展了参考咨询统计工作的内容。参考咨询工作的统计要求能较全面地显示网络环境下参考咨询工作的发展动态和读者需求的变化,以便及时改进咨询工作中存在的问题。 

2.7  技术服务工作统计。图书馆技术服务工作是图书馆自动化管理系统健康发展和运行的保证。在大中型图书馆,一般都设有自动化技术服务部,其职责为负责图书馆自动化系统的维护、信息发布、软件开发、数据库建设、网页制作、技术指导、网络导航和设备维护等。通过技术服务工作的统计,对所用的自动化管理系统的运行情况、图书馆数字化建设情况,自动化设备情况、图书馆工作人员和读者的计算机操作能力及网络知识水平等,都能加以清楚的认识和了解,从而达到促进图书馆自动化建设步伐的目的。

  2.8  书库管理工作统计。书库管理是保障馆藏文献完整、系统、有序和严防馆藏文献丢失、损坏的一项重要工作,许多图书馆的书库都设有专人负责,且与文献借阅工作严格区分开来,其目的是确保馆藏文献的安全性、有序性和读者检索的便利性。根据书库管理工作的要求,书库管理工作的统计内容主要有文献入库和调出数量、剔除文献数量、丢失和破损文献数量、文献排架情况、巡库情况、卫生情况和三防(防火、防盗、防虫)情况等,做好书库管理工作的统计,既可加强书库管理人员的责任感,又可防患于未然。

三、 图书馆业务统计工作的管理

要真正做好图书馆业务统计工作还需做好下列三个方面的工作:

  3.1  图书馆领导亲自抓。图书馆业务统计工作重在落实,有的图书馆虽然对这项工作有所安排,但没有要求,也没有落实,实际上是一种形式。所以馆领导必须首先了解这项工作的重要性,亲自安排布置和检查落实。

  3.2  建立有效的图书馆统计系统。目前,图书馆业务统计工作还存在一些各自为政的现象,在统计指标、统计方式、统计方法上也多是根据本馆情况而定。因此,需要在一定范围内建立一个统计组织机构来统一协调各图书馆的业务统计工作,实现统计工作的规范化、标准化。

  3.3  图书馆应配备一定的专职或兼职统计人员并搞好培训。配备一定的专业人员并进行图书馆业务统计知识培训,是开展图书馆业务统计工作的基本要求。数字时代的图书馆,要求图书馆业务统计人员具备丰富的文化知识、图书馆专业知识和统计知识,因为这是必备的现代图书馆业务统计工作的基本技能。

  3.4  明确图书馆业务统计工作职责。图书馆业务统计工作同图书馆其他工作既有联系也有区别,其各项业务统计的过程,也是检查和落实图书馆各项业务工作的过程,因此,要明确统计工作职责,认真贯彻执行上级部门规定的统计制度,及时完成各项统计任务,统一管理各项统计数据,及时向上级统计机构和主管部门领导提供准确、全面的统计数据。

 

参考文献

l 、张晓媛.浅谈图书馆的统计工作.山西统计,2000(4)

2、俞元士.试论网络环境下的图书馆统计工作.十堰职业技术学院学报,2003(3)

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